Comment synchroniser PlanningPME avec vos calendriers Outlook ou Google Agenda ? - Version Enterprise

Synchronisez le planning d'un ou plusieurs employés et même le planning d'une salle ou d'un matériel spécifique avec votre calendrier Outlook ou Google Agenda.
Avec la version Enterprise de l’application de planning en ligne PlanningPME, synchroniser les événements d’une ou plusieurs ressources PlanningPME avec son calendrier Outlook ou Google Agenda devient un jeu d’enfant!

Introduction
Comment paramétrer la synchronisation de calendriers avec Outlook ou Google Agenda?
Comment fonctionne la synchronisation de calendriers?
Droits d'accès concernant la synchronisation
FAQ

Synchro Outlook / Google Agenda

Introduction

Cette fonctionnalité de synchronisation d’une ou plusieurs ressources PlanningPME avec les calendriers Outlook ou Google Agenda est disponible avec la version Enterprise de PlanningPME. Le paramétrage se fait par chaque utilisateur et selon ses droits d’utilisation. Chaque utilisateur du planning va pouvoir synchroniser le planning des ressources qu’il peut consulter dans PlanningPME avec son agenda Outlook ou Google en suivant les étapes listées ci-dessous.

Pré-requis techniques

Outlook : Avoir un compte Microsoft 365

Google Agenda : Avoir un compte Google personnel ou professionnel

Si votre utilisateur fait parti d'un annuaire d'entreprise de type Google Workspace, Microsoft Entra; un paramétrage supplémentaire sera nécessaire dans votre infrastructure pour permettre la synchronisation.

Comment paramétrer la synchronisation de PlanningPME avec le calendrier Outlook ou Google Agenda?

Etapes de paramétrage de la synchronisation

Chaque utilisateur PlanningPME doit procéder aux étapes suivantes afin de synchroniser le planning d'une ressource avec son calendrier Outlook ou Google Agenda:

Connectez-vous à votre planning en ligne PlanningPME Web Access
Allez dans le menu -> Mes calendriers
Cliquez sur le bouton « Ajouter un calendrier ».
Choisissez la ressource du planning que vous souhaitez synchroniser. Un utilisateur peut synchroniser uniquement les ressources pour lesquelles il a les droits en lecture.
Choisissez un calendrier: Microsoft Outlook ou Google.
Cliquez sur le bouton “Se connecter avec Microsoft” ou “Se connecter avec Google”
Donnez votre consentement en acceptant les autorisations demandées par PlanningPME
Un message vous indique que le calendrier distant a bien été créé. Chaque utilisateur a la liste des calendriers qu’il souhaite synchroniser dans le menu -> Mes calendriers
Accédez à l'agenda de la ressource directement depuis Outlook ou Google Agenda.

Vous pouvez ensuite synchroniser de nouvelles ressources humaines ou matérielles en reprenant les étapes précédentes.

Calendriers synchronisés avec Google Agenda

Un ou plusieurs agendas sont créés dans Google Agenda. Si il y a plusieurs calendriers, ils sont superposés et la couleur des tâches correspond à la couleur affectée au calendrier de la ressource.

Synchronisation logiciel de planning PlanningPME et Google Agenda

Calendriers synchronisés avec Outlook

Un ou plusieurs calendriers sont créés en plus de votre calendrier principal Outlook. La couleur des événements correspond à la couleur affectée au calendrier d’une ressource.
Vous avez différentes possibilités pour afficher plusieurs calendriers en même temps dans Outlook : mode côté à côte, mode superposition.

agenda google synchronisation — Synchronisation logiciel de planning PlanningPME et calendrier Outlook

Comment fonctionne la synchronisation de calendriers?

Synchronisation unidirectionnelle

La synchronisation se fait dans un sens: la synchronisation des événements se fait uniquement dans le sens de l’application PlanningPME vers Google Agenda ou Outlook. Le logiciel maître est PlanningPME.

Ajouter, modifier et supprimer un événement depuis PlanningPME

Ajout: Tous les événements (tâches et indisponibilités) créés depuis PlanningPME sont crées dans le calendrier distant.

Modification: Le logiciel maître étant PlanningPME, pour modifier un événement, vous devez le faire depuis le logiciel en ligne PlanningPME.
Pour faciliter les modifications, un lien vers l’événement PlanningPME est envoyé dans chaque événement synchronisé du calendrier distant. Ainsi, pour modifier l'événement, il suffit de cliquer sur le lien.

Suppression: Tous les événements (tâches et indisponibilités) supprimés depuis PlanningPME sont supprimés dans le calendrier distant.

Choix des informations envoyées dans le calendrier Outlook ou Google

Vous pouvez choisir les champs que vous souhaitez voir dans la zone de commentaires des événements Outlook et Google Agenda depuis le menu Outils -> Description -> Google Agenda / Microsoft Outlook de l’application PlanningPME. Par exemple, affichez l'adresse complète du rendez-vous, et/ou l'état d'un événement et/ou encore n'importe quel champ personnalisé.

Arrêt de la synchronisation et suppression du calendrier distant

Chaque utilisateur du planning peut choisir d’arrêter la synchronisation vers le calendrier distant dès qu’il le souhaite. Pour cela, depuis le menu “Mes calendriers”, cliquez sur le bouton “Supprimer” du calendrier distant que vous souhaitez arrêter de synchroniser. Lors de la suppression, vous avez le choix de supprimer le calendrier distant qui a été créé par PlanningPME ou de le conserver.

Droits d'accès concernant la synchronisation

Droit de synchroniser avec Outlook et/ou Google Agenda

Au niveau des droits du groupe de l'utilisateur (Menu Données -> Groupe), vous pouvez choisir si l'utilisateur peut synchroniser PlanningPME avec Outlook (Mes calendriers / Microsoft Outlook) et/ou Google Agenda (Mes calendriers / Google Agenda).

Quelles ressources l'utilisateur peut-il synchroniser?

Au niveau des droits de l'utilisateur (Menu Données -> Utilisateur), vous pouvez choisir les services en lecture pour chaque utilisateur. Par la suite, l'utilisateur pourra synchroniser toutes les ressources faisant parties du ou des services qu'il peut visualiser.