Automatisation du workflow et de la gestion documentaire avec Arxivar

Beaucoup d’entreprises travaillent avec Arxivar. Cette plateforme, grâce à son moteur workflow complètement configurable, est en mesure de gérer des documents et des procédures d’entreprise. La création d’un processus de planification et de gestion d’entreprise intégré permet de rendre le travail plus flexible et de transmettre les informations de manière plus fluide et plus homogène.
L’objectif de cette intégration reste de simplifier la planification du personnel, ce qui permet d’obtenir un gain de temps et de productivité. Comment?
En créant un workflow qui minimisera les saisies manuelles de données lors de la création de nouvelles tâches. Il permettra également de guider les ressources dans les activités de reporting.
De plus, l’intégration offre une cabine de régie, où l’on peut gérer la marge de progression des ventes et des activités en cours, en accédant à des données et des documents dans une environnement web de partagé.

L’intégration avec PlanningPME vous permet non seulement : de profiter de la puissance documentaire d’Arxivar avec la construction d’une archive numérique où vous aurez l’avantage de vous appuyer sur un puissant moteur workflow, mais aussi de gérer la totalité des ressources de l’entreprise. En effet, les informations sont partagées en temps réel avec tous les collaborateurs et clients grâce à l’envoi d’e-mails et de notifications automatiques.

La compilation des feuilles de travail, des feuilles de temps, des demandes de vacances, d’absences, etc... sera simplifiée et il sera tout de suite plus facile d’exploiter et de contrôler les données. Il sera également possible de consulter les soldes de congés restants, les formations realisées, les tâches et les rendez-vous de vos employés, de gérer les heures de travail du personnel, les absences ou encore les missions à réaliser.

D’autres avantages en résumé :

• Amélioration du travail collaboratif et à distance
• Collaboration accrue et processus d’autorisation guidés
• Création d'une archive numérique partagée, facilement interrogeable
• Possibilités de dialogue pratiquement illimitées avec vos systèmes d'information et archives d'entreprise
• Utilisateurs illimités sans coûts supplémentaires
• Interface web réactive et mises en page dédiées et configurables
• Applications mobiles pour iOs et Android gratuites
• Système évolutif, tant en termes de nombre de processus que de quantité d'informations collectées et gérées

L’intégration se fait au niveau des processus, permettant à l’utilisateur d’expérimenter un environnement de travail unique. Les informations arrivent sous forme de "tâche/activité" et leur progression sera automatiquement disponible pour toutes les zones d’entreprises habilitées, la planification dans PlanningPME pourra se faire comme d’habitude. Les ressources recevront une notification qui leur indiquera quelles tâches elles doivent accomplir et le suivi de l'avancement des tâches sera assuré par le processus qui au final rendra compte de ce qui a été réalisé au niveau de la tâche. La connexion entre les deux systèmes se fait par le biais d'un connecteur développé ad hoc par lequel ARXivar accède et rapporte toutes les données dans PlanningPME.

Les tâches dans PlanningPME, indépendamment de leur durée temporaire (quotidienne ou sur plusieurs jours) sont interceptées selon leur "statut" et, en tant qu'événements, elles agissent comme des leviers dans les routines spécifiques définis au préalable dans les workflows (notifications, demandes de tâches, emails automatisés, ...).

"Lorsqu’une entreprise "fonctionne mal" on s’en rend compte tout de suite, lorsqu’elle fonctionne bien, on ne s’en rend pas compte"

Quels sont les avantages minimum auxquels on peut s’attendre?

Les avantages qui concernent la différenciation qualitative dans le rapport avec le client : souvent s’organiser est beaucoup plus difficile qu’il n’y paraît. Cela ne vous est jamais arrivé d’attribuer une ressource à deux tâches en même temps? Ou bien de reporter des rendez-vous parce que vous êtes submergé d'engagements?

Il s’agit de tous ces exemples où transparaissent nos critiques quotidiennes. Voilà pourquoi nous avons pensé qu’une organisation et une efficacité complètes sont des éléments distinctifs également pour notre client.

Agilité et uniformité de la méthode de travail

Chacun a sa propre méthode de travail et l’entreprise semble ainsi avoir beaucoup de méthodes de travail, cela souvent n’est pas approprié. Une méthode de travail agile, flexible mais étudiée et appliquée dans différents phases de processus d’entreprises, signifie également une meilleure transmission de la connaissance (shadowing, capacité à façonner le système en vertu de la méthode d'organisation) parmi les collaborateurs qui se succèdent dans le temps.

Je transforme ma journée de travail

"J’ai les outils et le temps pour créer une stratégie"

Passer son temps à recueillir les données sur les activités réalisées auprès de ses collègues est frustrant, et bien souvent pour tout le monde : que ce soit pour celui qui demande ou celui qui doit répondre.La plupart du temps, cela est dû à une mauvaise intégration entre les logiciels utilisés dans l'entreprise.
A travers cette intégration, votre temps passera de la collecte compliquée des données à des opérations d’analyse et de comparaison.

Votre journée de travail sera transformée : grâce aux processus organisés et la mise à profit des worflows configurés au préalable, l'échange de l'information entre les systèmes sera facilitée et vous pourrezd’analyser plus facilement les données puisqu'elles sont déjà homogènes et reliées les unes aux autres.

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